Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych, czyli podmiotem odpowiedzialnych za przetwarzanie danych podanych przez Kandydata jest Selvita S.A. z siedzibą przy ul. Bobrzyńskiego 14, 30-348 Kraków („Selvita”).

Źródła danych osobowych
Dane osobowe dot. Kandydatów Selvita mogła otrzymać w następujący sposób:

  • bezpośrednio od Kandydata
  • za pośrednictwem osoby polecającej kandydata do pracy w Selvicie
  • za pośrednictwem agencji rekrutacyjnych współpracujących z Selvitą
  • z publicznie dostępnych źródeł, takich jak strony społecznościowy (LinkedIn, Goldenline)

Kategorie przetwarzanych danych
Selvita przetwarza różne kategoria danych osobowych Kandydata w zależności od sposobu ich pozyskania. W przypadku tzw. headhuntingu, tj. kiedy Selvita proaktywnie kontaktuje się z pracownikiem np. za pośrednictwem portalu LinkedIn, Selvita przetwarza:

  • imię
  • nazwisko
  • adres e-mail
  • numer telefonu
  • adres internetowy profilu strony społecznościowej

lub niektóre z powyżej wymienionych danych, w zależności od tego, które kategorie Kandydat udostępnia publicznie na swoim profilu.

W przypadku, kiedy Kandydat wysyła swoje CV, Selvita przetwarza następujące kategorie danych:

  • imię
  • nazwisko
  • data urodzenia
  • miejsce urodzenia
  • obywatelstwo
  • adres zamieszkania
  • adres zameldowania
  • adres do korespondencji
  • adres e-mail
  • numer telefonu
  • wykształcenie – rodzaj
  • nazwa ukończonej szkoły
  • daty nauki
  • kierunek
  • historia zatrudnienia – nazwa zakładu pracy
  • daty zatrudnienia
  • zajmowane stanowiska
  • w przypadku konieczności zalegalizowania pobytu w odniesieniu do cudzoziemców – także dane z dokumentu identyfikacyjnego

Cel przetwarzania danych
Selvita przetwarza dane osobowe Kandydatów w następujących celach:

  • przeprowadzenie rekrutacji, w tym negocjacji warunków zatrudnienia
  • przeciwdziałanie dyskryminacji, w tym w samym procesie zatrudnienia
  • spełnienie wymagań formalnych w zakresie ograniczenia zatrudniania określonych osób)
  • wyszukiwanie kandydatów w powszechnie dostępnych źródłach, np. na portalach społecznościowych, w celu nawiązania kontaktu z Kandydatem i zaproszenia do wzięcia udziału w rekrutacji
  • organizowanie podróży i zakwaterowania Kandydata/Kandydatki w trakcie procesu rekrutacji
  • wsparcie w uzyskiwaniu wiz koniecznych do udziału w procesie rekrutacji
  • rozpatrywanie skarg, próśb i wniosków składanych w związku z procesem rekrutacji
  • obsługa programu rekomendacji kandydatów do pracy
  • dokumentowanie przetwarzania danych osobowych na potrzeby Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO)

Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych
Dane osobowe przetwarzane są na podstawie prawa krajowego, tj.  art. 221 i art. 183a § 1 Kodeksu pracy. W tym zakresie, podanie danych osobowych jest niezbędne na potrzeby prowadzenia negocjacji warunków zatrudnienia.
Jednocześnie podstawą przetwarzania danych osobowych Kandydatów jest prawo Unii Europejskiej, tj.  art. 6 ust. 1 lit. a), b) oraz f) ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”). Dane osobowe przetwarzane są w celu i na podstawie:

  • niezbędnych do podjęcia działań przed zawarciem umowy, np. w zakresie prowadzenia rozmów na temat wynagrodzenia Kandydata czy innych warunków pracy
  • realizacji prawnie uzasadnionych interesów Selvity (patrz punkty powyżej)
  • udzielonej przez Kandydata zgody na przetwarzanie danych osobowych, szczególnie w przypadku przetwarzania danych osobowych w zakresie przekraczającym poza zakres danych, których obowiązek podania wynika z obowiązującego prawa

Rekrutacja wewnętrzna
Jeżeli Kandydat jest już zatrudniony w Selvicie i ubiega się o inne stanowisko w ramach rekrutacji wewnętrznej, Kandydat przyjmuje do wiadomości, że Selvita może wykorzystać jego dane osobowe z akt pracowniczych w celu uzupełnienia informacji przedstawianych przez Kandydata w podaniu o pracę. W takim przypadku zmienia się cel przetwarzania rzeczonych danych osobowych Kandydata – wobec czego zobowiązany jest on do udzielenia odpowiedniej zgody na przetwarzanie jego danych osobowych nie tylko w celu zawarcia umowy o pracę, ale także w celu rekrutacji i negocjacji warunków zatrudnienia.

Uprawnienia Kandydata
Kandydat może zażądać:

  • dostępu do danych
  • sprostowania danych
    •  gdy dane są nieprawidłowe lub niekompletne,
  • usunięcia danych
    • gdy dane nie są już niezbędne do celów, dla których były przetwarzane
    • gdy Kandydat wycofa zgodę na przetwarzanie danych
    • gdy Kandydat zgłosi uprzednio sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych
    • gdy dane są przetwarzane niezgodnie z prawem
    • gdy dane muszą zostać usunięte w celu spełnienia obowiązku wynikającego z prawa
  • ograniczenia przetwarzania
    • gdy dane są nieprawidłowe – na okres sprawdzenia prawidłowości danych przez Selvitę
    • gdy dane nie są już potrzebne Selvicie, ale mogą być niezbędne dla Kandydata dla celów ochrony przysługujących mu/jej praw lub dochodzenia roszczeń
    • w przypadku wniesienia przez Kandydata sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych – na czas rozpatrzenia sprzeciwu
  • przeniesienia danych
  • niepodlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu

Ponadto, Kandydat ma prawo wyrazić sprzeciw wobec przetwarzania przez Selvitę jego danych osobowych, jeżeli dane te są przetwarzane na prawidłowej podstawie prawnej, jednakże szczególna sytuacja Kandydata uzasadnia złożenie sprzeciwu.
W przypadku wyrażenia przez Kandydata zgody na przetwarzanie danych osobowych, zgoda ta może zostać cofnięta w dowolnym momencie.
Kandydat ma prawo wnieść skargę w związku z przetwarzaniem danych osobowych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (dla obywateli Rzeczpospolitej Polskiej) lub do innego właściwego organu ochrony danych w kraju obywatelstwa Kandydata.

Podmioty trzecie
W przypadku wyrażenia przez Kandydata zgody, jego dane osobowe dla celów obecnej lub przyszłych rekrutacji mogą zostać udostępnione następującym podmiotom:

  • spółkom z grupy kapitałowej Selvita
  • agencjom rekrutacyjnym
  • podmiotom zaangażowanym w organizację podróży i zakwaterowania Kandydata

W przypadku aplikowania przez Kandydata na ofertę pracy w grupie kapitałowej Selvita, Kandydat powinien dla celów rekrutacji wyrazić zgodę na przekazanie danych spółkom z grupy kapitałowej Selvita.

Czas przechowywania danych osobowych
Selvita będzie przetwarzać dane osobowe Kandydata przez okres niezbędny do przeprowadzenia rekrutacji, tj. do jego zakończenia, a po tym czasie przez okres wymagany przez przepisy prawa lub celem realizacji uzasadnionego interesu Selvity, tj. ochrony przed mogącymi zaistnieć roszczeniami zw. z procesem rekrutacyjnym.
W przypadku, w którym Kandydat wyrazi zgodę na przetwarzanie danych osobowych:

  • wykraczających poza zakres danych których obowiązek podania wynika z obowiązującego prawa lub
  • na cele przyszłych procesów rekrutacyjnych, w tym prowadzonych przez spółki z grupy kapitałowej Selvita

dane osobowe Kandydata będą przetwarzane do czasu wycofania przez niego zgody na przetwarzanie danych, nie dłużej jednak niż przez okres 3 lat, licząc od momentu dokonania przez Kandydata zgłoszenia na potrzeby rekrutacji lub do momentu wycofania zgody, w zależności od tego, która z tych okoliczności nastąpi wcześniej.

Przetwarzanie automatyczne i profilowanie
Dane osobowe Kandydata mogą podlegać profilowaniu w zakresie określenia predyspozycji, kwalifikacji i umiejętności do wykonywania zadań na określonym stanowisku pracy, bez powstania skutków prawnych po stronie Kandydata, przy czym Kandydatowi przysługuje prawo wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec profilowania, w formie pisemnej lub drogą elektroniczną.

Dane kontaktowe
Z Selvitą można skontaktować się pod adresem: ul. Bobrzyńskiego 14, 30-348 Kraków, za pośrednictwem poczty elektronicznej: career@selvita.com lub telefonicznie pod numerem: +48 12 297 47 00.